Chưa có sản phẩm trong giỏ hàng.
Chữ ký số không chỉ là công cụ thiết yếu để tham gia đấu thầu qua mạng mà còn là giải pháp hiệu quả thay thế cho việc ký và đóng dấu truyền thống. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn chưa tận dụng hết tiềm năng này, đặc biệt đối với các tài liệu phục vụ đấu thầu qua mạng. Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng chữ ký số để ký các tài liệu cần thiết, giúp quy trình của bạn trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn.
—
Chữ ký số là gì? Chữ ký số công cộng là gì?
“Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Nhờ đó, người nhận thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác:
a) Việc biến đổi đó được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi đó.
“Chữ ký số công cộng” thực chất là “Chứng thư số công cộng”, được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Chữ ký số công cộng thường được lưu trữ trong thiết bị USB Token. USB Token này chứa cả khóa công khai và khóa bí mật của bạn. Thiết bị này có vai trò bảo mật khóa bí mật và lưu trữ thông tin khách hàng. Khóa bí mật dùng để tạo chữ ký số, còn khóa công khai dùng để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật. Nói một cách đơn giản, chữ ký số công cộng là loại chữ ký số sử dụng USB Token, được cung cấp bởi một đơn vị dịch vụ chứng thực số cho một người dùng cụ thể.
—
Ký truyền thống hay ký số?
Khi tham gia đấu thầu qua mạng, các thông tin về năng lực kinh nghiệm như báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự, thông tin nhân sự và thiết bị đều được khai báo và ký số trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Đặc biệt, những nội dung quan trọng hàng đầu như Thỏa thuận liên danh hay Đơn dự thầu cũng được ký số trên hệ thống, loại bỏ hoàn toàn nhu cầu in ấn rồi ký đóng dấu truyền thống. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Như vậy, chỉ còn một số tài liệu mà nhà thầu có thể cần ký thủ công như Cam kết hoặc Đề xuất kỹ thuật.
Đối với bên mời thầu, việc áp dụng chữ ký số cho các văn bản như Quyết định phê duyệt/sửa đổi hồ sơ mời thầu, Văn bản đề nghị nhà thầu làm rõ E-HSDT, hay Văn bản mời thương thảo hợp đồng cũng hoàn toàn khả thi, góp phần rút ngắn quy trình đấu thầu qua mạng.
Lưu ý: Ký số có giá trị pháp lý tương đương như ký đóng dấu truyền thống. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy định nội bộ cụ thể của từng đơn vị, nếu không có quy định riêng nào khác thì có thể hiểu là tương đương về mặt pháp lý.
—
Hướng dẫn ký số bằng chữ ký số công cộng
Để thực hiện ký số bằng chữ ký số công cộng (hay còn gọi là ký bằng Token), việc đầu tiên là bạn cần soạn thảo văn bản cần ký số. Sau khi văn bản được soạn thảo hoàn chỉnh và nội dung đã được thông qua, hãy xuất bản tài liệu ra định dạng PDF. Hình minh họa dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn:
Sau đó, mở file PDF vừa xuất bằng phần mềm đọc PDF phổ biến (ví dụ như Foxit Reader). Tại đây, bạn thực hiện theo các thao tác sau: vào tab Protect > Sign&Certify > chọn Place Signature (chọn vùng cần ký số trên văn bản) > sau đó chọn vùng ký số trên văn bản (giống vị trí ký đóng dấu) > nhấn vào nút Sign > Cuối cùng, bạn chỉ cần lưu file đã ký số lại là hoàn tất. Chi tiết xem hình minh họa dưới đây:
Lưu trữ file ký số:
Bài viết này đã hướng dẫn nhà thầu cách sử dụng chữ ký số (USB Token) để ký các tài liệu tham dự thầu mà không cần phải chờ đợi quy trình ký, đóng dấu truyền thống, vốn có thể làm lỡ thời gian và cơ hội tham gia đấu thầu qua mạng. Bên mời thầu cũng có thể áp dụng các nghiệp vụ tương tự để rút ngắn đáng kể thời gian của một cuộc đấu thầu.
Mong rằng bài viết hữu ích cho các nhà thầu và bên mời thầu quan tâm. Trường hợp cần được hỗ trợ cung cấp các giải pháp phần mềm liên quan đến lĩnh vực đấu thầu, vui lòng liên hệ:
- Hotline: 0976455858
