Chữ ký số là gì? Cá nhân, doanh nghiệp có bắt buộc phải mua?

Để hiểu rõ hơn về công cụ xác thực điện tử quan trọng này, cũng như giải đáp thắc mắc liệu cá nhân và doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số hay không, chúng ta hãy cùng nhau khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây. Để tiện theo dõi, bạn có thể xem nhanh các phần chính tại mục lục này:

Mục lục bài viết

1. 1. Chữ ký số là gì?
2. 2. Ứng dụng sử dụng chữ ký số phổ biến nhất
3. 3. Sử dụng chữ ký số như thế nào?
4. 4. Các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
5. 5. Thủ tục đăng ký chữ ký số công cộng
6. 6. Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chữ ký số?

1. Chữ ký số là gì?

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường xuyên sử dụng chữ ký tay để xác nhận tính pháp lý của các văn bản, tài liệu. Đối với các tổ chức, con dấu có giá trị pháp lý cao hơn thường được sử dụng kèm theo chữ ký. Tuy nhiên, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, phần lớn văn bản và tài liệu hiện nay được lưu trữ dưới dạng số, điều này mang lại sự tiện lợi nhưng cũng tiềm ẩn nguy cơ dễ dàng bị sao chép và sửa đổi. Việc sử dụng chữ ký truyền thống trong môi trường số trở nên không an toàn và dễ bị giả mạo.

Vậy, làm thế nào để có thể ký xác nhận vào các văn bản, tài liệu số một cách an toàn và hợp pháp? Câu trả lời chính là việc sử dụng chữ ký số.

Chữ ký số (tên tiếng Anh là digital signature) là một dạng chữ ký điện tử (electronic signature) được tạo ra bởi hành động của người ký. Nó được sử dụng tương tự như chữ ký cá nhân hoặc con dấu của tổ chức, công ty trong môi trường điện tử. Do đó, chữ ký số được công nhận về mặt pháp lý và có giá trị tương đương với chữ ký tay trong nhiều giao dịch trực tuyến.

Chữ ký số hoạt động dựa trên công nghệ mã hóa khóa công khai (RSA). Mô hình này sử dụng các kỹ thuật mật mã để liên kết một cặp khóa duy nhất (khóa công khai và khóa bí mật) với mỗi người sử dụng. Thông qua cặp khóa này, người dùng có thể ký các văn bản điện tử và trao đổi thông tin bảo mật. Khóa công khai được phân phối thông qua chứng thư số. Quá trình sử dụng chữ ký số bao gồm hai giai đoạn chính: tạo chữ ký và kiểm tra chữ ký.

Thông thường, chữ ký số giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo an toàn được lưu trữ với mức độ bảo mật cao trong các Token (một loại thiết bị phần cứng tương tự USB, chứa dữ liệu chữ ký số). Trên điện thoại di động, công nghệ PKI SIM card được sử dụng. Đối với các đơn vị có nhu cầu ký số với tốc độ cao, số lượng lớn và ký tự động, giải pháp chữ ký số Server kết hợp với thiết bị HSM (Hardware Security Module) thường được lựa chọn.

2. Ứng dụng sử dụng chữ ký số phổ biến nhất

Ngày nay, chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, giúp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử:

• Nộp tờ khai, nộp thuế qua mạng
• Hải quan điện tử
• Bảo hiểm xã hội điện tử
• Hóa đơn điện tử
• Công bố sản phẩm thực phẩm qua mạng
• Đấu thầu qua mạng
• Đăng ký doanh nghiệp, tạm ngừng, thay đổi thông tin điện tử
• Chứng khoán, Ngân hàng điện tử
• Khai C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ)
• Sử dụng cho Kho bạc Nhà nước
• Ký hợp đồng điện tử, giấy chứng nhận điện tử
• Dịch vụ công trực tuyến (Xuất nhập cảnh, Phòng cháy chữa cháy…)
• Ngoài ra, các cá nhân, lãnh đạo có thể ký các văn bản, công văn nội bộ trong doanh nghiệp.

3. Sử dụng chữ ký số như thế nào?

Chữ ký số thường được gắn kèm với các loại tài liệu điện tử phổ biến như Word, Excel, PDF, XML,… với mục đích chính là xác nhận quyền sở hữu và tính toàn vẹn của dữ liệu đó.

Về mặt kỹ thuật, công nghệ của chữ ký số dựa trên hạ tầng mã hóa khóa công khai (PKI), trong đó thuật toán mã hóa công khai RSA đóng vai trò quan trọng nhất. Công nghệ này đảm bảo rằng mỗi chữ ký số được tạo ra là duy nhất, không thể bị giả mạo và chỉ người sở hữu khóa bí mật tương ứng mới có thể tạo ra chữ ký đó.

Để sử dụng chữ ký số, người dùng cần đăng ký chứng thư số và tạo khóa bí mật, thường được lưu trữ trong PKI Token do các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Các phần mềm ứng dụng cần hỗ trợ chức năng ký số. Khi đó, việc sử dụng trở nên khá đơn giản: người ký chỉ cần cắm Token vào cổng USB của máy tính, nhập mã PIN bảo vệ Token và nhấp chuột vào lệnh ký số trong ứng dụng.

Điểm khác biệt giữa chữ ký số và chữ ký tay truyền thống là mỗi lần ký số, người dùng sử dụng khóa bí mật để tạo ra một chữ ký duy nhất cho tài liệu đó. Các đối tác có thể sử dụng các công cụ phần mềm được cung cấp để kiểm tra chứng thư và xác định tính hợp lệ của chữ ký. Quá trình kiểm tra này thường bao gồm việc so sánh tính nhất quán của khóa công khai trên các chữ ký của người gửi với khóa công khai của Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia (Root CA) thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông.

Tóm lại, khi cần ký số, bạn chỉ cần cắm USB Token chữ ký số vào máy tính, sau đó chọn chức năng ký số trên phần mềm và nhập mã PIN của Token.

4. Các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Theo quy định, có các loại hình tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số sau:

1. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
2. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
3. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
4. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức.

Hiện nay, dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là phổ biến nhất, được các công ty, tổ chức và cá nhân sử dụng rộng rãi. Đã có hơn 1 triệu chứng thư số công cộng đang hoạt động để phục vụ các nghiệp vụ như kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội điện tử, hóa đơn điện tử,…

Tại Việt Nam, có nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số giá rẻ và uy tín, bao gồm: VIETTEL, FPT, VNPT, BKAV, VINA-CA, NACENCOMM, NEWCA, SAFE-CA, EFY-CA, TRUSTCA,…

5. Thủ tục đăng ký chữ ký số công cộng

Để sở hữu một chiếc “chìa khóa” số an toàn này, quy trình đăng ký cũng khá đơn giản. Thông thường, bạn sẽ cần chuẩn bị một số giấy tờ tùy thân và liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ. Dưới đây là các giấy tờ cơ bản:

• Đối với cá nhân: Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu (bản sao có chứng thực).
• Đối với tổ chức:
  • Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư (bản sao có chứng thực).
  • Chứng minh nhân dân, hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của tổ chức (bản sao có chứng thực).

6. Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chữ ký số?

Đây có lẽ là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp mới thành lập quan tâm. Câu trả lời là:

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc mua chữ ký số là bắt buộc để thực hiện kê khai và nộp thuế trên hệ thống thuế điện tử do Tổng cục Thuế cung cấp. Đây là một yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch hành chính thuế một cách hợp pháp và thuận tiện.

Ngoài ra, trong nhiều lĩnh vực khác như hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, hóa đơn điện tử và các dịch vụ công trực tuyến khác, việc sử dụng chữ ký số cũng ngày càng trở nên phổ biến và trong nhiều trường hợp là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật của các giao dịch điện tử.

Đối với cá nhân, việc sử dụng chữ ký số hiện tại chưa phải là bắt buộc trong hầu hết các giao dịch, tuy nhiên, nó mang lại sự tiện lợi và an toàn cao hơn trong các giao dịch điện tử cá nhân, đặc biệt là trong các giao dịch tài chính hoặc ký kết các văn bản quan trọng trực tuyến.